Che cos’è il WHISTLEBLOWING?

L’azione di denuncia compiuta dal whistleblower.

 

Chi è il WHISTLEBLOWER o “segnalante”?

Il significato letterale è “soffiatore di fischietto”, in italiano si può definire come “segnalante”: in generale il termine indica il soggetto che segnala illeciti, comportamenti o situazioni irregolari non d’ interesse personale ma generale e di cui viene a conoscenza nell’ambito dell’ambiente lavorativo a causa del suo ruolo (per es. dipendente o consulente aziendale).

Nel concreto, possono effettuare una segnalazione: i lavoratori dipendenti, i lavoratori autonomi, i collaboratori, i liberi professionisti, i consulenti, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività a favore di TRIXIE ITALIA SPA; gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, presso TRIXIE ITALIA SPA.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

• quando il rapporto giuridico con TRIXIE ITALIA SPA non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Cosa si può segnalare?

In generale, le violazioni delle disposizioni normative nazionali (quali illeciti penali, civili, amministrativi o contabili), le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione previsti nel d.lgs. 231/2001, delle procedure, del Codice Etico (se adottati dall’azienda), delle normative interne aziendali e/o in ogni caso le violazioni idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, dell’azienda:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea (a titolo esemplificativo: le frodi, la corruzione e qualsiasi altra attività illegale connessa alle spese dell’Unione);
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione europea nei settori indicati nei punti precedenti (per esempio, le pratiche abusive che violano la tutela della libera concorrenza).

A titolo esemplificativo e non esaustivo, vanno segnalate le violazioni o le presunte violazioni, nazionali o del diritto comunitario relative a: illeciti contabili, tributari o falsificazione di documenti; violazioni relative alla tutela della salute e sicurezza sul lavoro, all’ambiente, alla tutela della privacy e dei dati personali, alla tutela dei consumatori, violazioni o inadempimenti tributari o fiscali; corruzione; negligenze o condotte che possono causare casi di corruzione; violazioni di codici o politiche adottate dall’azienda, etc.

Come deve essere effettuata la segnalazione tramite il canale interno di segnalazione?

La segnalazione deve essere circostanziata e contenere tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti oggetto della segnalazione, per consentire al soggetto gestore di procedere alle dovute verifiche. La segnalazione non deve avere contenuto diffamatorio o calunnioso.

Elementi  essenziali sono: i dati identificativi della persona segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita), nonché un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti o le modalità con cui il segnalante desidera essere contattato; le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione; una descrizione chiara e completa dei fatti oggetto della segnalazione, e comunque ogni altra informazione che possa essere utile al riscontro circa la fondatezza del fatto segnalato;  l’indicazione di eventuali altre persone  che possano riportare i fatti oggetto di segnalazione; le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati; eventuali documenti o elementi che possano confermare la fondatezza dei fatti esposti.

La piattaforma informatica è messa a disposizione del segnalante all’indirizzo: https://trixieitalia.whistleblowing.qhub.it ed agevola, tramite campi guidati, l’inserimento di tutti gli elementi utili per consentire al gestore della segnalazione di procedere alle verifiche ed agli accertamenti sulla fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni devono essere fatte in buona fede e riportare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso motivi ragionevoli di ritenere che le informazioni comunicate siano vere: resta impregiudicata la responsabilità penale e civile del segnalante qualora la segnalazione integri il reato di calunnia o di diffamazione. L’invio con dolo o colpa grave di segnalazioni che si rivelino infondate saranno oggetto di provvedimenti disciplinari

Le segnalazioni devono essere effettuate il più sollecitamente possibile rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da consentirne una tempestiva verifica. 

Cosa non si può segnalare?

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro); le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale o di servizi al pubblico, e le cosiddette “voci di corridoio”.

Come segnalare?

La TRIXIE ITALIA SPA ha adottato i seguenti canali tramite i quali è possibile presentare una segnalazione:

• portale/software, raggiungibile all’indirizzo: https://trixieitalia.whistleblowing.qhub.it . La piattaforma informatica permette di effettuare segnalazioni in forma scritta oppure in forma orale, registrando un messaggio vocale che sarà criptato e morfizzato al fine di rendere la voce del segnalante non riconoscibile;
• incontro diretto (su richiesta) con il gestore delle segnalazioni Sig. Mauro Panarotto: l’incontro sarà effettuato in luogo riservato concordato dalle parti (segnalante e gestore). Tale incontro potrà essere richiesto dal segnalante tramite la stessa piattaforma informatica mediante segnalazione scritta, oppure telefonando in orario d’ufficio direttamente al numero 0444/835329/9/ diretto 6210.

Laddove il gestore versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione (in quanto ad esempio soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per effettuare una segnalazione esterna ad ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p11).

Sono ammesse le segnalazioni anonime?

Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante, sono considerate anonime.  Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e trattate consequenzialmente in conformità a quanto previsto nella presente procedura.

In caso di segnalazione anonima non potranno essere attivate le tutele che la normativa dispone per il segnalante. In ogni caso, il segnalante anonimo, se successivamente identificato, potrà usufruire della tutela che la normativa assicura a fronte di eventuali ritorsioni o discriminazioni nei suoi confronti (vedi paragrafo successivo).

 

Il segnalante come viene tutelato?

In tutto il processo di segnalazione, la TRIXIE ITALIA SPA garantisce la riservatezza del segnalante, nel rispetto delle disposizioni legislative. La TRIXIE ITALIA SPA vieta (e sanziona) ogni forma di ritorsione o discriminazione (diretta o indiretta, attiva od omissiva, anche solo minacciata o tentata) nei confronti dei segnalante, in conseguenza della sua segnalazione. Questi comportamenti (ritorsivi o discriminatori) saranno oggetto di sanzione disciplinare. La TRIXIE ITALIA SPA garantisce la tutela anche dei terzi collegati al segnalante (parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, facilitatori) che operano in un contesto lavorativo collegato a TRIXIE ITALIA SPA. Per facilitatore s’intende chi assiste il segnalante nel processo di effettuazione della segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

 

Tempi di conservazione dei dati

In nessun caso i dati della segnalazione e la documentazione relativa saranno conservati per un periodo di tempo superiore a 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

La presente informativa fornisce, ai sensi dell'art. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (nel seguito “GDPR”), le informazioni in merito al trattamento dei dati personali delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative, nazionali o dell'Unione Europea, ovvero che ledono l'interesse o l'integrità dell'Ente, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo, nell'ambito del processo implementato dal TITOLARE DEL TRATTAMENTO TRIXIE ITALIA SPA, per l'acquisizione e la gestione di dette segnalazioni interne, nel rispetto della normativa applicabile in materia di segnalazioni, con particolare riferimento al d.lgs. n. 24/2023 (whistleblowing).

I dati personali da Lei conferiti in qualità di soggetto segnalante (in seguito anche solo per brevità “Segnalante”) e le informazioni contenute nelle segnalazioni e negli eventuali documenti alle stesse allegate saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, di minimizzazione del trattamento e di tutela della riservatezza e dei Suoi diritti, nel rispetto degli obblighi imposti dalla normativa sulla protezione dei dati personali, dal d.lgs. 24/2023, dalle linee guida ANAC in materia di denuncia.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento, al quale Lei potrà rivolgersi per far valere i diritti previsti dal GDPR richiamati al successivo punto 8, è TRIXIE ITALIA SPA, con sede in Via E. Fermi 6, 36045 – ALONTE (VI) ,dati di contatto aziendale: e mail:
info@trixie.it,  telefono: 0444835329.

2. Finalità del trattamento e natura dei dati

I dati personali oggetto del trattamento possono essere dati identificativi e di contatto del Segnalante e le informazioni, compresi dati personali di terzi, contenuti nelle segnalazioni e negli eventuali documenti alle stesse allegati.

Le categorie di dati trattati potranno pertanto  essere: dati personali comuni del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali persone coinvolte o menzionate nella segnalazione o soggetti/consulenti individuati dalla Procedura Whistleblowing, quali : dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail);          categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR e reati, qualora inseriti nella segnalazione.

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l'interessato o presso terzi, in forma scritta (tramite piattaforma informatica) oppure in forma orale (ad esempio in caso di incontro richiesto dal soggetto segnalante con  soggetti preposti a gestire la segnalazione).

Le segnalazioni devono contenere esclusivamente informazioni necessarie per circostanziare quanto oggetto di segnalazione. Qualora le segnalazioni contengano dati personali non necessari per il perseguimento delle suddette finalità, TRIXIE ITALIA SPA non effettuerà ulteriori trattamenti sugli stessi, fatti salvi i casi autorizzati dalla legge o da un provvedimento dell'Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Il conferimento dei Dati per dette finalità è facoltativo. Lei può quindi decidere di non conferire alcun dato: in tal caso, il Titolare potrebbe trovarsi nell'impossibilità di dar seguito alla segnalazione. Poiché le sospette violazioni possono essere segnalate anche in forma anonima, Lei non è necessariamente tenuto a fornire i Suoi dati personali in sede di inoltro della segnalazione. Tuttavia, anche in relazione alle segnalazioni anonime, non si può escludere che, nel corso dell'esame delle stesse, il Titolare - se del caso per il tramite di propri responsabili del trattamento - entri in possesso di informazioni personali riguardanti altre categorie di interessati (es. soggetti diversi dal segnalante, terzi, ecc.), che saranno pertanto trattati ai sensi della presente informativa. Nell'ambito del processo di acquisizione e gestione della segnalazione, pertanto, il Titolare tratterrà i dati personali eventualmente forniti dal soggetto segnalante, e i dati di altre categorie di interessati, quali persone coinvolte e/o collegate al processo di segnalazione adottando tutte le garanzie previste dalla legge al fine di tutelare la riservatezza dell'identità del segnalante, in modo che la stessa non sia rivelata a terzi senza l'espresso consenso di quest'ultimo, salvo il caso di segnalazioni in mala fede o diffamatorie.

I trattamenti vengono effettuati esclusivamente per la gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa di cui al D.lgs. 24/2023

1. alla gestione della segnalazione effettuata ai sensi del d.lgs. n. 24/2023;
2. alla verifica della fondatezza del fatto segnalato;
3. all'adozione dei provvedimenti conseguenti.

I trattamenti potrebbero essere effettuati per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria,  per la difesa o accertamento  di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali.

3. Base Giuridica del trattamento

La base giuridica per il trattamento dei dati personali da parte del Titolare per le suddette finalità è pertanto data da:

a) necessità di adempiere ad obblighi legali. Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima il trattamento conseguente, in quanto il Titolare è tenuto, nella acquisizione e gestione delle segnalazioni, all'adempimento di obblighi legali, in particolare quelli previsti dal D. Lgs. 24/2023.

b) Consenso libero e informato del Segnalante, qualora lo stesso abbia acconsentito di rivelare la propria l'identità a soggetti diversi rispetto a quelli preposti a ricevere e gestire la segnalazione, nel rispetto di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, sarà chiesto al segnalante un espresso e specifico consenso.

Il consenso è facoltativo e potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento secondo le modalità che saranno indicate in sede di richiesta, fermo restando che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa.

c) In caso di avvio di un procedimento , il trattamento è dato dalla necessità di accertare, difendere o esercitare un diritto del titolare in sede giudiziaria.  La base giuridica, in questo caso, è costituita dal legittimo interesse del titolare a tutelare i propri diritti.

In via residuale, i dati possono essere trattati per adempiere ad ulteriori obblighi previsti dalle leggi vigenti (rispetto a quelli previsti in tema di whistleblowing), da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità. La base giuridica del trattamento è quella dell’adempimento di un obbligo legale.

Il conferimento dei dati è necessario per la gestione del procedimento di Whistleblowing e per tutti gli adempimenti successivi. Il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

4. Modalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali viene effettuato in sede di acquisizione della segnalazione attraverso l'utilizzo di apposita piattaforma informatica  oppure in forma orale (ad esempio in caso di incontro richiesto dal soggetto segnalante con  soggetti preposti a gestire la segnalazione).

Nelle fasi successive di gestione della segnalazione, il trattamento avverrà con il supporto della stessa piattaforma e/o attraverso il supporto di altri mezzi cartacei, informatici o telematici, anche mediante Responsabili nominati nel rispetto delle norme applicabili. La protezione dei dati personali trattati è implementata mediante le necessarie misure di sicurezza, tecniche e organizzative, idonee a garantire la sicurezza, disponibilità, integrità, riservatezza e autenticità dei dati. I dati raccolti mediante la piattaforma informatica sono trattati a mezzo di specifico protocollo crittografico.

5. Tempi di conservazione dei dati

I dati personali forniti (le segnalazioni  e la relativa documentazione) verranno conservati per non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. È fatta salva la possibilità di difesa dei diritti del Titolare del trattamento in tutte le sedi, in particolare nel caso di eventuali pendenze giudiziarie.

E’ fatto salvo un ulteriore periodo di conservazione se imposto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.

6. Categorie di destinatari dei dati.

I dati personali saranno trattati per le finalità sopra specificate, esclusivamente: a) dai soggetti preposti dal Titolare alla gestione della segnalazione; b)  da eventuali  soggetti autorizzati dal titolare al trattamento e vincolati ad un dovere di riservatezza; c) dal fornitore della piattaforma e/o fornitore dei servizi di gestione delle segnalazioni, il quale agirà in qualità di responsabile del trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del GDPR; d) da eventuali professionisti esterni (ad esempio legali o esperti nelle materie oggetto della segnalazione) che dovessero essere incaricati della gestione, per conto del Titolare, di approfondimenti o verifiche in merito a quanto segnalato e) dalle autorità giudiziarie e da ogni altro soggetto individuato dalla normativa vigente in ambito di segnalazioni di illeciti.

Si precisa che la piattaforma per la gestione delle segnalazioni in modalità informatica, è gestita da F.A.I.V. tramite SPAVI SRL: è possibile prendere direttamente contatto scrivendo a info@confartigianatovicenza.it.

7. Trasferimento Dati 

I Dati sono conservati su server e strumenti di archiviazione ubicati all'interno dell'Unione Europea. I dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si renda necessario, ha la facoltà di trasferire i dati anche in Paesi non appartenenti all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo riconosciuto dalla Commissione Europea e che garantisce un livello adeguato di protezione dei dati personali ovvero, in caso contrario, solo se sia garantito contrattualmente un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell'Unione Europea e sia assicurato l'esercizio dei diritti degli interessati. In tal caso, il Titolare assicura sin d'ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, applicando ai predetti trasferimenti tutte le tutele all'uopo necessarie. Il Titolare applicherà ai predetti trasferimenti tutte le tutele necessarie ai sensi della vigente normativa in materia di privacy.

8. Diritti dell'interessato.

L'interessato potrà, compatibilmente con gli eventuali obblighi normativi esistenti, esercitare i diritti riconosciuti di cui agli artt. 15/22 del GDPR: a) diritto di accesso ai dati personali; b) diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi mediante accesso alla piattaforma di segnalazione; c) diritto di revocare il consenso, ove previsto: la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca; alla revoca del consenso consegue l'impossibilità di accedere al suo profilo, potrà comunque visualizzare le segnalazioni tramite i loro codici; la revoca non è comunque prevista nel caso in cui il trattamento sia necessario per adempiere un obbligo normativo al quale è soggetto il titolare del trattamento; d) diritto di reclamo proposto al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell'art. 77 d GDPR oppure ricorso all'Autorità giudiziaria competente ai sensi dell'art. 79 GDPR, nei modi e nei limiti previsti dalla vigente normativa nazionale (D. Lgs. 196/2003) e) diritto alla limitazione del trattamento per ottenere la sottoposizione dei dati personali alla sola conservazione, con esclusione di altre attività, nelle ipotesi previste dalla legge; f) diritto alla portabilità per  ottenere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico ed ottenerne, altresì, la trasmissione diretta ad altro titolare del trattamento, nelle ipotesi previste dalla legge; g)diritto di opporsi per cessare ulteriore trattamento dei dati personali per motivi connessi alla Sua situazione particolare, salva prevalenza dei motivi legittimi cogenti, nelle ipotesi previste dalla legge. Si informano gli interessati che i diritti non potranno essere esercitati quando dall'esercizio possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del Segnalante, nel rispetto di quanto previsto dal Decreto. In tal caso, l'esercizio dei diritti sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge applicabili, anche tramite richiesta di accertamenti particolari all'Autorità Garante. Pertanto, per evidenti ragioni di tutela della riservatezza del segnalante, si invitano i soggetti segnalanti, ad esercitare i propri diritti, in particolare quelli afferenti alla rettifica o cancellazione dei propri dati personali, revoca del consenso, ecc., utilizzando la stessa piattaforma indicata nella procedura di segnalazione per l'effettuazione della segnalazione ed inviando, tramite la piattaforma, una richiesta in tal senso. Per quanto attiene ai diritti di qualsiasi altro soggetto diverso dal segnalante, il Titolare informa che l'esercizio degli stessi, ed in particolare il diritto di accesso, potrà essere ritardato, limitato o escluso per tutto il tempo in cui ciò costituisce una misura necessaria e proporzionata, tenendo conto dei diritti fondamentali del segnalante e del rispetto degli obblighi di legge da parte del Titolare o dei Responsabili, anche al fine di salvaguardare gli interessi di riservatezza e di tutela dell'identità del segnalante e di garantire che lo svolgimento degli accertamenti di quanto oggetto di segnalazione non rischi di essere compromesso.